OSS (One Stop Shop) – jak rozliczać VAT w sprzedaży zagranicznej?

💻 Sprzedajesz do Niemiec, Francji, Czech i kilku innych krajów UE? Nie musisz występować o lokalny numer VAT w każdym państwie. Dzięki procedurze OSS (One Stop Shop) rozliczysz zagraniczną sprzedaż B2C w jednej, polskiej e‑deklaracji. To realna oszczędność czasu i kosztów, ale — jak zawsze w VAT — tylko wtedy, gdy znasz zasady gry.

Czym właściwie jest OSS?

OSS to unijny „punkt kompleksowej obsługi”, który pozwala na zbiorcze deklarowanie i płacenie podatku należnego od:

• WSTO – wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (B2C),
• wybranych usług elektronicznych, telekomunikacyjnych i nadawczych (TBE) oraz części innych usług świadczonych konsumentom w UE.

Podatnik rejestruje się tylko w jednym państwie członkowskim identyfikacji (dla polskich firm — w Polsce), a urząd skarbowy przekazuje VAT do krajów konsumpcji.

Kiedy warto (lub trzeba) wejść w OSS?

• Próg 10 000 € przychodu z łącznej sprzedaży B2C do UE – po jego przekroczeniu miejsce opodatkowania przenosi się z Polski do państw nabywców; OSS pozwala uniknąć wielokrotnej rejestracji.
• Możesz też dobrowolnie wybrać OSS od pierwszej transakcji, jeśli chcesz od razu stosować stawki VAT obowiązujące u konsumentów.
• OSS nie obejmuje m.in. towarów objętych akcyzą, sprzedaży z magazynu w innym kraju UE ani procedur marży — w takich przypadkach nadal potrzebna jest lokalna rejestracja VAT.

Jak się zarejestrować? ‑ krok po kroku

1. Aktywny VAT‑UE – bez PL‑NIP‑u z prefiksem „PL” nie złożysz zgłoszenia.
2. Formularz VIU‑R wysyłasz przez e‑Urząd Skarbowy do Drugiego US Warszawa‑Śródmieście. Rejestracja zaczyna działać od pierwszego dnia kolejnego kwartału lub od dnia pierwszej sprzedaży, jeśli powiadomisz urząd w ciągu 10 dni.
3. Czekasz na potwierdzenie i nadajesz klientom właściwe stawki VAT państw konsumpcji.

Jak wygląda rozliczenie w praktyce?

• Deklaracja VIU‑DO (OSS) – składasz co kwartał do końca miesiąca po kwartale (np. za I kw. – do 30 kwietnia). Deklarację składasz nawet, gdy nie miałeś sprzedaży (zerówka).
• Płatność w PLN na specjalny rachunek urzędu skarbowego; urząd przewalutuje i przekaże VAT dalej.
• Kurs waluty – sprzedaż raportujesz w EUR według kursu EBC z ostatniego dnia kwartału.
• Ewidencja OSS – musisz przechowywać szczegółowy rejestr transakcji (m.in. państwo konsumpcji, stawkę, kwotę) przez 10 lat.

Pułapki i ryzyka, o których e‑sprzedawcy zapominają

• Brak odliczenia kosztów w OSS – podatek naliczony rozliczasz w krajowej deklaracji JPK V7, nie w VIU‑DO.
• Błędne stawki VAT – używasz zagranicznych stawek; pomyłki oznaczają korekty i odsetki.
• Towary z magazynów zagranicznych (np. fulfillment w DE) – wysyłka z lokalnego magazynu nie jest WSTO, więc OSS nie pomoże; musisz zarejestrować się do lokalnego VAT.
• Ekskluzyjne towary z akcyzą (alkohol, paliwa) – wyłączone z OSS.
• Nieterminowa deklaracja lub płatność – grozi wykreślenie i dwuletnia „kwarantanna” bez prawa powrotu do OSS; w tym czasie trzeba rozliczać VAT lokalnie w każdym kraju.

FAQ – najczęstsze pytania naszych klientów dot. OSS

• Czy mogę korzystać z OSS, jeśli sprzedaję też B2B?
  Tak, ale transakcje B2B rozliczasz poza OSS, według zasad WDT/WNT.

• Co z wysyłką poza UE?
  OSS dotyczy tylko dostaw i usług do konsumentów w UE. Sprzedaż poza Unię obsłuży procedura eksportowa lub IOSS (import do 150 €).

• Czy mogę zrezygnować z OSS?
  Tak, ale rezygnacja obowiązuje minimum przez osiem kolejnych kwartałów – do tego czasu VAT rozliczasz lokalnie.

• Czy marketplace (np. Amazon) załatwi VAT za mnie?
  Gdy platforma uznaje się za „uznanego dostawcę”, to ona rozlicza WSTO, a Ty raportujesz dostawę na rzecz marketplace’u. Sprawdź koniecznie regulamin portalu.

Check‑lista przed startem w OSS

1. Masz aktywny VAT‑UE.
2. Sprawdzasz wartość sprzedaży B2C – czy przekracza 10 000 €.
3. Znasz stawki VAT w krajach klientów.
4. Rejestrujesz się przez VIU‑R i czekasz na potwierdzenie.
5. Ustawiasz system fakturowy i e‑commerce pod zagraniczne stawki.
6. Prowadzisz elektroniczną ewidencję transakcji na 10 lat.

Dwa słowa podsumowania o Twoim OSS

OSS to wygodne „jedno okienko” dla e‑sprzedawców, ale działa dobrze tylko wtedy, gdy spełnisz warunki i będziesz pilnować terminów. Zanim klikniesz „wyślij” VIU‑R, oceń swoje modele logistyki, stawki VAT i obowiązki ewidencyjne — a jeżeli potrzebujesz wsparcia, skontaktuj się z tax4ecommerce, by rozliczać sprzedaż zagraniczną bez stresu.

📞 Masz pytania dotyczące zgłoszenia i problemów OSS?
Skontaktuj się z nami, a chętnie pomożemy!

Wypełnij formularz obok lub zadzwoń do nas już teraz: 🚀 Telefon: 728 370 557 📲