Zwroty dzieją się codziennie w sprzedaży online. Klient odstępuje od umowy, bo tak pozwala prawo. Dodatkowo pojawiają się reklamacje i wymiany rozmiaru. Każdy scenariusz inaczej wpływa na VAT. Dlatego nie wystarczy oddać klientowi pieniądze. Trzeba też ustalić, czy obniżasz podstawę opodatkowania. Ponadto liczy się moment, kiedy spełniasz warunki zwrotu. W e-commerce problem rośnie, bo raporty przychodzą z opóźnieniem. Z kolei operator płatności rozlicza refundacje później. W efekcie pojawia się ryzyko błędów w JPK_V7.
Trzy pojęcia, które porządkują rozliczenie VAT
Najpierw rozdziel zwrot, zwrot środków i wymianę. Zwrot towaru oznacza cofnięcie dostawy w sensie gospodarczym. Zwrot środków to tylko przepływ pieniądza do klienta. Natomiast wymiana bywa realizacją reklamacji albo nowym zakupem. Dlatego nie wrzucaj tych zdarzeń do jednego worka. Dodatkowo przygotuj spójne nazwy statusów w systemie sklepu. Dzięki temu księgowość łatwiej mapuje zdarzenia na dokumenty. Co więcej, spójne statusy ułatwiają uzgodnienie z marketplace. W rezultacie VAT wynika z faktów, a nie z domysłów.
Kiedy korekta VAT jest zasadna przy zwrocie towaru
Zwrot towaru po odstąpieniu zwykle obniża sprzedaż. Wtedy obniżasz podstawę opodatkowania i VAT należny. Jednak potrzebujesz uzgodnienia warunków korekty z nabywcą. Ponadto musisz mieć dowód, że warunki zostały spełnione. W e-commerce takim dowodem bywa przyjęcie zwrotu na magazyn. Przydaje się też potwierdzenie refundacji lub rozliczenia płatności. Dzięki temu korekta ma solidne oparcie. Z kolei sama prośba klienta nie zawsze wystarczy. Dlatego trzymaj dokumentację procesu i daty zdarzeń. W efekcie korekty w JPK nie będą przypadkowe.
Kiedy ująć korektę „in minus” w VAT
Moment ujęcia korekty zależy od Twoich dowodów. Liczy się uzgodnienie oraz spełnienie warunków korekty. Dlatego nie opieraj się wyłącznie na dacie wystawienia korekty. Również data wypłaty nie zawsze decyduje. W e-commerce refundacja może iść później przez operatora. Natomiast przyjęcie zwrotu bywa wcześniej w magazynie. Dlatego ustal w firmie jednoznaczną regułę daty „spełnienia”. Następnie stosuj ją konsekwentnie w każdym miesiącu. Dzięki temu księgi i JPK_V7 pokażą spójny obraz. W rezultacie ograniczysz korekty wsteczne po sezonie.
Zwrot środków bez zwrotu towaru i bezpieczna kwalifikacja
Czasem oddajesz pieniądze, a towar zostaje u klienta. Dzieje się tak przy sporach, opóźnieniach albo „returnless refund”. Wtedy zwykle nie masz zwrotu dostawy. Najczęściej mówimy o obniżce ceny albo rekompensacie. Dlatego korekta VAT dotyczy rabatu, a nie cofnięcia sprzedaży. Jednak nadal potrzebujesz uzgodnienia i dowodu spełnienia warunków. W praktyce wystarczy decyzja o refundacji oraz potwierdzenie rozliczenia. Ważne jest też jasne uzasadnienie w notatce lub korespondencji. Dzięki temu pokażesz, czemu obniżyłeś cenę. W efekcie kontrola nie zakwestionuje logiki korekty.
Wymiana reklamacyjna i dlaczego często nie zmienia VAT
Reklamacja jakościowa działa inaczej niż odstąpienie od umowy. Często wymieniasz wadliwy towar na wolny od wad. W takim modelu klient nie płaci drugi raz. Dlatego zwykle nie powstaje nowa sprzedaż. Ponadto nie zawsze musisz wystawiać korektę faktury. Kluczowy jest związek wymiany z pierwotną transakcją. Zadbaj więc o protokół reklamacyjny i numer zamówienia. Przydatne są też zdjęcia i opis wady. Dzięki temu uzasadnisz brak korekty VAT. Jednak uważaj na dopłaty i zmianę wartości. Jeśli klient dopłaca, pojawia się dodatkowa odpłatność. Wtedy musisz udokumentować różnicę.
Wymiana rozmiaru i kiedy robi się zwrot plus nowa sprzedaż
Wymiana rozmiaru zazwyczaj nie jest reklamacją jakościową. Najczęściej klient rezygnuje z jednej sztuki. Potem kupuje drugi wariant towaru. Dlatego praktycznie widzisz zwrot i nową sprzedaż. Takie podejście porządkuje VAT i magazyn. Ponadto ułatwia rozrachunki z płatnościami. Nawet gdy nie oddajesz gotówki, logika pozostaje taka sama. Wtedy pokazujesz zwrot i ponowny zakup, ale kompensujesz rozrachunek. Dzięki temu dokumenty pasują do ruchu towaru. Z kolei raporty marketplace stają się czytelne. W efekcie unikasz ręcznych „dopasowań” w księgowości.
Zwroty częściowe i korekta podstawy opodatkowania
Zwrot części zamówienia to standard w e-commerce. Wtedy korygujesz tylko zwracane pozycje lub część ceny. Dlatego unikaj korekt zbiorczych bez rozbicia na towary. Lepiej korygować na poziomie pozycji, jeśli to możliwe. Ponadto dopilnuj zgodności z dokumentem magazynowym przyjęcia. Jeśli klient zatrzymał część towaru, nie koryguj jej sprzedaży. Z kolei przy zestawach i bundle’ach ustal regułę alokacji rabatu. Dzięki temu korekta podstawy opodatkowania będzie precyzyjna. W efekcie marża i VAT nie będą „pływać” w raportach.
Uszkodzenia, potrącenia i zwrot niepełnej kwoty
Czasem klient oddaje towar w gorszym stanie. Innym razem brakuje elementów zestawu. Wtedy możesz zwrócić mniej niż zapłacił klient. To wpływa na korektę VAT, bo obniżasz cenę tylko częściowo. Dlatego korekta powinna odpowiadać realnej kwocie refundacji. Ponadto warto opisać powód potrącenia w dokumentacji. Przyda się protokół stanu zwrotu i zdjęcia. Z kolei regulamin zwrotów powinien przewidywać zasady obniżenia refundacji. Dzięki temu warunki korekty są jasne dla obu stron. W efekcie łatwiej obronisz podstawę opodatkowania w razie pytań.
Paragony, kasa fiskalna i ewidencja zwrotów oraz reklamacji
W e-commerce część sprzedaży idzie na paragon z kasy. Zwrot takiej sprzedaży wymaga odrębnej ewidencji zwrotów i reklamacji. Nie wystarczy tylko „minus” w raporcie dobowym. Dlatego prowadź ewidencję z danymi o sprzedaży i zwrocie. Dodaj nazwę towaru, kwoty oraz daty. Dołącz dokument potwierdzający zwrot i refundację. Warto też zebrać podpisy lub potwierdzenia przyjęcia, gdy to możliwe. Dzięki temu korekta obrotu z kasy ma podstawę. Z kolei JPK_V7 będzie spójny z dokumentacją. W efekcie ograniczysz ryzyko sporu o korektę paragonu.
Marketplace i operatorzy płatności jako główne źródło rozjazdów
Na marketplace zwrot może iść poza Twoim sklepem. Platforma czasem zwraca środki klientowi automatycznie. Z kolei operator płatności rozlicza zwrot z opóźnieniem. Dlatego nie opieraj VAT tylko na dacie wypłaty. Lepiej oprzeć się o moment uzgodnienia i spełnienia warunków zwrotu. W praktyce pomoże raport platformy o przyjęciu zwrotu. Do tego dołącz potwierdzenie refundacji lub rozliczenia salda. Warto też pilnować identyfikatora zamówienia i RMA. Dzięki temu powiążesz zwrot z dokumentem sprzedaży. W efekcie korekty nie będą „ginąć” między systemami.
Wielowalutowość, OSS i zwroty w sprzedaży zagranicznej
Sprzedaż zagraniczna dokłada warstwę walut i stawek. Zwrot może nastąpić w innej dacie i po innym kursie. Dlatego uzgodnij, jak przeliczasz refundacje i korekty. Ponadto pamiętaj o spójności stawek VAT dla danego rynku. Jeśli rozliczasz VAT w OSS, korekty też muszą trafić do właściwego rozliczenia. Z kolei marketplace może stosować własne raporty krajowe. Dlatego trzymaj w firmie jedną tabelę powiązań rynków i stawek. Dzięki temu korekty będą poprawne w przekrojach. W efekcie unikniesz różnic między systemami a deklaracjami.
Jak ustawić proces, żeby korekty VAT nie wracały po sezonie
Najlepiej wprowadzić miesięczny rytm rozliczania zwrotów. Uzgadniaj zwroty z magazynem, płatnościami i sprzedażą. Następnie wystawiaj korekty na podstawie zamkniętej listy zdarzeń. Ustal też, jakie dokumenty kończą sprawę zwrotu. Zazwyczaj wystarczy przyjęcie zwrotu i potwierdzenie refundacji. Przy wymianach rozdziel reklamacje jakościowe od wymian rozmiaru. Dzięki temu VAT i magazyn nie będą się kłócić. Ponadto zadbaj o spójne statusy w systemie sklepu. W efekcie JPK_V7 pokaże porządek, a nie chaos. To podejście chroni też marżę i raporty zarządcze.
Zwroty w e-commerce a VAT: kiedy korekta, kiedy zwrot środków, a kiedy wymiana towaru
Zwroty w e-commerce wymagają jasnych reguł VAT. Odstąpienie od umowy zwykle prowadzi do korekty sprzedaży. Zwrot środków bez towaru częściej oznacza obniżkę ceny. Wymiana reklamacyjna często nie tworzy nowej dostawy. Natomiast wymiana rozmiaru zwykle działa jak zwrot i nowy zakup. Dlatego trzymaj spójne dokumenty dla każdego scenariusza. Uzgadniaj warunki korekt i zbieraj dowody ich spełnienia. Następnie łącz zdarzenia z fakturą, paragonem i rozrachunkami. Dzięki temu JPK_V7 odzwierciedli realny obrót. Jeśli chcesz, Tax4Ecommerce może ułożyć proces pod marketplace, płatności i wielowalutowość.
FAQ
- Kiedy muszę wystawić fakturę korygującą przy zwrocie towaru
Gdy zwrot obniża cenę lub cofa sprzedaż z faktury. Potrzebujesz uzgodnienia i dowodu spełnienia warunków. - Czy sam zwrot pieniędzy zawsze oznacza korektę VAT
Nie zawsze, bo refundacja nie przesądza o zwrocie dostawy. Często to obniżka ceny, więc korygujesz rabat. - Czy wymiana reklamacyjna wymaga korekty VAT
Zwykle nie, jeśli klient nie dopłaca i wymieniasz wadliwy towar. Trzymaj protokół reklamacyjny i powiązanie z zamówieniem. - Jak rozliczyć wymianę rozmiaru w VAT
Najczęściej jako zwrot i nową sprzedaż. Takie podejście porządkuje VAT, magazyn i raporty marketplace. - Jak ująć zwrot częściowy i potrącenie kwoty
Korygujesz tylko zwracaną część lub obniżkę ceny. Potrącenie udokumentuj protokołem i zasadami z regulaminu. - Co zrobić przy zwrocie sprzedaży z paragonu i kasy
Prowadź odrębną ewidencję zwrotów i reklamacji. Dołącz dowody przyjęcia zwrotu oraz refundacji. - Jak ustalić moment ujęcia korekty „in minus” w VAT
Ujmij korektę, gdy masz uzgodnienie i dowody spełnienia warunków. Nie opieraj się tylko na dacie wypłaty z platformy.
