Od 1 lipca 2025 r. każda faktura wystawiana przez czynnego VAT-owca w Polsce musi trafić do KSeF w formacie XML FA(1). Numer dokumentu nada system, a fiskus będzie przechowywał plik 10 lat. Sprzedając cross-border, dokładasz standardy UBL 2.1 / Peppol BIS Billing 3. Brak integracji = ryzyko mandatu do 100 % VAT.
KSeF 2025 – co dokładnie się zmienia
- Obowiązek od 1 lipca 2025 – wszystkie faktury muszą przejść przez KSeF.
- Akceptowany jest wyłącznie XML zgodny z schemą FA(1).
- Numer faktury nadaje KSeF; data przyjęcia = data wystawienia.
- Kopia PDF lub papier dla klienta to tylko wersja poglądowa.
- MF przechowuje pliki 10 lat (art. 112ab uVAT) – lokalne archiwum to dobrowolna kopia bezpieczeństwa.
Budowa pliku XML FA(1)
- Nagłówek: NIP sprzedawcy, data, waluta, metoda płatności, rodzaj faktury.
- Pozycje: nazwa towaru, PKWiU/CN, GTU, stawka VAT, netto, brutto.
- Podsumowanie: podstawy według stawek, łączny VAT, kwota do zapłaty.
- Płatność: IBAN, termin, Split Payment true/false.
- Dodatki: numer zamówienia marketplace, kod OSS/IOSS, link do regulaminu.
Międzynarodowe formaty: UBL, CII, Peppol
- UBL 2.1 – najczęstszy w marketplace’ach i ERP.
- CII – baza niemieckiego XRechnung.
- EN 16931 / Peppol BIS Billing 3 – obowiązkowy w rozliczeniach B2G UE.
- Eksportujesz B2B/B2G? Potrzebny konwerter KSeF → Peppol/UBL.
Jak zamówienie w sklepie zamienia się w XML
- Dane z koszyka lub API marketplace’u.
- Mapowanie pól (SKU →
Item/Name, VAT →TaxCategory). - Walidacja XSD lokalnie lub w web-validatorze MF.
- Wysyłka do KSeF tokenem technicznym (podpis kwalifikowany potrzebny tylko do nadania uprawnień lub okazjonalnego uploadu przez bramkę MF).
- Odbiór numeru KSeF i hashu; numer trafia do maila lub PDF-kopii dla klienta.
Walidacja, token KSeF i numer faktury
- Walidacja syntaktyczna i biznesowa (sumy, stawki).
- Token KSeF jest wystarczający przy masowej integracji API.
- Numer KSeF zastępuje dotychczasowe sekwencje – zaktualizuj system ERP i politykę numeracji.
Najczęstsze błędy przy eksporcie
- Błędny kod GTU – plik odrzucony.
- Brak pełnego IBAN lub waluty przy PayPal.
- Nie-escape’owany znak „&” w polach tekstowych.
- Rozbieżności VAT między pozycjami a podsumowaniem.
FAQ – pytania e-sprzedawców
Czy muszę generować PDF oprócz XML?
Nie, PDF to tylko kopia dla klienta – dokument księgowy to XML w KSeF.
Marketplace wystawi faktury za mnie – czy to wystarczy?
Tak, jeśli plik trafia do KSeF, a Ty masz wgląd i odpowiadasz za dane.
Co grozi za wysyłkę poza KSeF?
Kara administracyjna do 100 % podatku z faktury plus mandat skarbowy.
Jak długo muszę przechowywać pliki?
MF przechowuje je 10 lat; lokalna kopia jest rekomendowana, lecz nie obowiązkowa.
Podsumowanie & check-lista
0️⃣ Zainstaluj lub zamów integrację KSeF (API + token).
1️⃣ Zweryfikuj, czy platforma generuje poprawny XML FA(1).
2️⃣ Dodaj eksport UBL/Peppol dla klientów B2B/B2G w UE.
3️⃣ Przeszkol zespół – nowe błędy walidacji, nowa numeracja.
4️⃣ Automatycznie wysyłaj numer KSeF klientowi w e-mailu.
tax4ecommerce przeprowadzi Cię przez cały proces: mapping, walidacja, integracja tokenu i konwersja do Peppol – tak, byś 1 lipca 2025 r. wystawiał faktury bez stresu.
Potrzebujesz integracji KSeF z Twoim sklepem lub marketplace’em? Zarezerwuj 30 min bezpłatnej konsultacji i zabezpiecz fakturowanie przed deadlinem:
https://calendly.com/aleksander-wala/30min
