Na odzyskanie zagranicznego VAT z 2025 roku zostało niewiele czasu
Polski sklep internetowy, który w 2025 roku ponosił wydatki w innych państwach Unii Europejskiej, może mieć prawo do odzyskania zapłaconego tam VAT. Dotyczy to sytuacji, w których zagraniczny podatek został prawidłowo naliczony, a zakup miał związek z działalnością dającą prawo do odliczenia.
Do odzyskania podatku służy procedura VAT-REF. Dla wydatków z 2025 roku kluczowa jest data 30 września 2026 roku. Do tego dnia trzeba skutecznie złożyć kompletny wniosek.
Termin ma charakter graniczny. Nie wystarczy rozpocząć przygotowania formularza przed końcem września. Wniosek powinien zostać prawidłowo przesłany wraz z wymaganymi informacjami.
Dla sklepów działających na kilku rynkach kwoty do odzyskania mogą być znaczące. Profesjonalna Księgowość ecommerce powinna więc przed końcem września przejrzeć zagraniczne faktury z całego 2025 roku.
Czym jest procedura VAT-REF
VAT-REF umożliwia podatnikowi z jednego państwa UE ubieganie się o zwrot VAT zapłaconego w innym państwie członkowskim. Polski przedsiębiorca nie musi w tym celu składać papierowego wniosku bezpośrednio w zagranicznym urzędzie.
Wniosek przekazuje elektronicznie za pośrednictwem polskiej administracji podatkowej. W 2026 roku właściwym formularzem jest VAT-REF(6). Ministerstwo Finansów umożliwia jego obsługę elektroniczną, między innymi przez e-Urząd Skarbowy.
Polski organ sprawdza podstawowe warunki i następnie przekazuje wniosek administracji państwa zwrotu. To właśnie urząd niemiecki, francuski, czeski lub innego państwa UE ocenia ostatecznie, czy konkretny VAT może zostać zwrócony.
Termin VAT-REF za 2025 rok: 30 września 2026
Zasady unijne wymagają złożenia wniosku najpóźniej do 30 września roku następującego po okresie zwrotu. Dla podatku naliczonego w 2025 roku termin upływa więc 30 września 2026 roku.
Sklep powinien odpowiednio wcześniej zebrać faktury oraz dokumenty importowe. Należy także ustalić, czy VAT został prawidłowo naliczony i czy konkretna kategoria wydatku daje prawo do zwrotu w danym państwie.
Pozostawienie całego procesu na ostatnie dni września zwiększa ryzyko błędu. Problematyczny może być brak faktury, niewłaściwy numer VAT kontrahenta albo konieczność ustalenia charakteru konkretnej usługi.
Kiedy e-commerce może odzyskać zagraniczny VAT
Podstawowym warunkiem jest wykorzystanie zakupu do działalności gospodarczej dającej prawo do odliczenia VAT. Nie każda polska firma będzie więc automatycznie uprawniona do procedury.
Znaczenie ma także sytuacja przedsiębiorcy w państwie, z którego chce odzyskać podatek. Co do zasady podatnik nie powinien mieć tam siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, z którego wykonuje transakcje objęte rozliczeniem.
Istotne są również lokalne dostawy wykonywane w państwie zwrotu. Niektóre transakcje mogą powodować konieczność rozliczania VAT przez miejscową deklarację. Dyrektywa przewiduje przy tym określone wyjątki, między innymi dla niektórych czynności rozliczanych przez nabywcę w reverse charge.
Dlatego sama faktura z niemieckim, francuskim czy czeskim VAT nie przesądza jeszcze o prawie do VAT-REF.
Sam zagraniczny numer VAT nie wyklucza automatycznie VAT-REF
W e-commerce często pojawia się zagraniczna rejestracja VAT. Dotyczy to na przykład sklepów korzystających z magazynów Amazon FBA lub innych centrów fulfillment.
Sam fakt posiadania niemieckiego, czeskiego czy francuskiego numeru VAT nie oznacza automatycznie, że VAT-REF jest niedostępny. Kluczowe są rzeczywiste transakcje wykonywane w danym kraju, miejsce prowadzenia działalności i sposób rozliczania podatku.
Jeżeli sklep składa w danym państwie lokalne deklaracje i wykonuje tam czynności podlegające miejscowemu rozliczeniu, VAT związany z taką działalnością może być odliczany właśnie w lokalnej deklaracji. Każdy przypadek wymaga jednak analizy konkretnego modelu.
Jakie wydatki mogą kwalifikować się do zwrotu
Zagraniczny VAT może pojawiać się przy wielu kosztach związanych z prowadzeniem sklepu. Dotyczy to na przykład podróży służbowych, paliwa, parkingów, opłat drogowych, wynajmu samochodów, targów lub konferencji.
Podatek może wystąpić również przy zakwaterowaniu, gastronomii, transporcie oraz określonych usługach wykonywanych lokalnie w innym państwie. Nie oznacza to jednak automatycznego prawa do pełnego zwrotu.
Każdy kraj stosuje własne ograniczenia dotyczące odliczenia VAT. Wydatek akceptowany w jednym państwie może być częściowo albo całkowicie wyłączony w innym.
Dlatego Księgowość dla sklepów internetowych powinna analizować dokumenty osobno dla każdego państwa.
Hotel, paliwo i samochód trzeba sprawdzać kraj po kraju
Wydatki samochodowe są dobrym przykładem różnic między państwami. Zwrot VAT od paliwa albo wynajmu samochodu może podlegać ograniczeniom. Podobnie wygląda sytuacja z usługami hotelowymi i gastronomią.
Polskie zasady odliczenia nie przesądzają o prawie do zwrotu w Niemczech, Francji czy Austrii. Państwo zwrotu stosuje własne przepisy dotyczące możliwości odliczenia.
Przedsiębiorca nie powinien więc zakładać, że cała kwota zagranicznego VAT z faktury zostanie zwrócona. Decyzja może obejmować tylko część podatku albo odmowę jego zwrotu.
Błędnie naliczonego zagranicznego VAT nie odzyskuje się przez VAT-REF
To bardzo ważna zasada. VAT-REF służy do odzyskiwania podatku, który został naliczony prawidłowo zgodnie z przepisami państwa zwrotu.
Jeżeli zagraniczny kontrahent doliczył lokalny VAT mimo tego, że transakcja powinna być rozliczona inaczej, kwota ta co do zasady nie podlega zwrotowi w procedurze VAT-REF. Sklep powinien zwrócić się do sprzedawcy o korektę faktury.
Problem często występuje przy usługach świadczonych między przedsiębiorcami. W wielu przypadkach właściwy jest mechanizm reverse charge i lokalny VAT nie powinien pojawić się na fakturze.
Wniosek VAT-REF nie jest więc sposobem na naprawienie błędnie wystawionego dokumentu.
Usługi reklamowe i internetowe często nie powinny zawierać zagranicznego VAT
Sklepy internetowe kupują reklamy, oprogramowanie, abonamenty, narzędzia analityczne i usługi marketingowe od firm z innych państw UE. W wielu takich przypadkach zastosowanie ma ogólna zasada B2B.
Podatek rozlicza wtedy polski nabywca w ramach importu usług. Zagraniczny sprzedawca zasadniczo nie nalicza własnego lokalnego VAT.
Jeżeli na fakturze pojawił się zagraniczny podatek, trzeba najpierw ustalić, czy został naliczony prawidłowo. Dopiero później można zdecydować o dalszym sposobie rozliczenia.
Usługi magazynowe i logistyczne wymagają dodatkowej analizy
W e-commerce często pojawiają się faktury za magazynowanie, pakowanie, transport i fulfillment. Nie można jednak automatycznie założyć, że lokalny VAT na każdej takiej fakturze jest prawidłowy.
Wiele usług B2B podlega ogólnej zasadzie miejsca świadczenia i może być rozliczanych przez nabywcę w Polsce. Inne usługi mogą podlegać szczególnym zasadom, na przykład ze względu na związek z nieruchomością.
Przed złożeniem VAT-REF trzeba więc ustalić, dlaczego zagraniczny VAT został naliczony. Dopiero wtedy można ocenić, czy kwalifikuje się do zwrotu.
Amazon FBA a VAT-REF
Sprzedawcy korzystający z Amazon FBA często posiadają towary w magazynach znajdujących się w kilku państwach UE. Może to powodować obowiązek lokalnych rejestracji VAT oraz składania deklaracji.
Nie oznacza to jednak, że samo posiadanie lokalnego numeru VAT automatycznie blokuje VAT-REF. Trzeba ustalić, jakiego rodzaju transakcje przedsiębiorca wykonuje w danym kraju oraz gdzie powinien rozliczać podatek naliczony.
Jeżeli VAT jest bezpośrednio związany z lokalnymi czynnościami wykazywanymi w tamtejszej deklaracji, jego odliczenie może następować właśnie w lokalnym rozliczeniu. Inne wydatki mogą wymagać osobnej analizy.
Dlatego modele Amazon FBA warto analizować państwo po państwie.
Fulfillment za granicą także nie daje jednej odpowiedzi
Podobnie wygląda sytuacja w przypadku niezależnych magazynów fulfillment. Trzeba ustalić, czy towary pozostają własnością sklepu, gdzie rozpoczynają się dostawy i czy powstają lokalne obowiązki VAT.
Jeżeli sklep prowadzi w danym państwie czynności wymagające lokalnych deklaracji, odzyskanie podatku może następować właśnie w tym systemie. VAT-REF pozostaje natomiast rozwiązaniem dla wydatków spełniających warunki unijnej procedury zwrotowej.
Samo przechowywanie towaru lub korzystanie z magazynu nie powinno być oceniane w oderwaniu od całego modelu działalności.
VAT-REF nie jest tym samym co OSS
VAT-REF oraz OSS służą zupełnie innym celom. OSS pozwala przede wszystkim rozliczać VAT należny od określonej sprzedaży B2C wykonywanej w innych państwach UE.
VAT-REF służy natomiast do odzyskiwania VAT naliczonego przy określonych zakupach dokonanych w innym państwie. Nie jest więc rozszerzeniem deklaracji OSS.
Sklep może korzystać z obu procedur jednocześnie. Może na przykład wykazywać francuski VAT należny od sprzedaży konsumenckiej poprzez OSS, a równocześnie ubiegać się o zwrot prawidłowo naliczonego VAT od kwalifikującego się wydatku w innym państwie.
VAT naliczonego nie odlicza się w deklaracji OSS
Deklaracja OSS służy do wykazania podatku należnego od sprzedaży objętej procedurą. Nie służy do pomniejszania zobowiązania o VAT z zagranicznych faktur zakupowych.
Jeżeli sklep poniósł koszt z lokalnym VAT, powinien ustalić właściwą drogę odzyskania podatku. Może nią być VAT-REF albo lokalna deklaracja VAT.
Dlatego profesjonalna księgowość e-commerce powinna wyraźnie rozdzielać polski JPK_V7, OSS, zagraniczne deklaracje VAT i VAT-REF.
Jak wygląda VAT-REF(6)
VAT-REF(6) składa się elektronicznie. Formularz wymaga wskazania państwa zwrotu, danych przedsiębiorcy oraz informacji dotyczących prowadzonej działalności.
Trzeba podać także dane poszczególnych faktur lub dokumentów importowych. Wniosek obejmuje między innymi numer dokumentu, datę, dane dostawcy, podstawę opodatkowania oraz kwotę VAT.
Nabywane towary i usługi są przypisywane do odpowiednich kategorii. Pozwala to zagranicznemu organowi szybciej ocenić charakter wydatku.
Administracja państwa zwrotu może później zażądać dodatkowych informacji albo dokumentów.
Kiedy trzeba dołączyć kopię faktury
Państwo zwrotu może wymagać elektronicznej kopii faktury lub dokumentu importowego. Zgodnie z zasadami unijnymi dotyczy to przede wszystkim dokumentów, których podstawa opodatkowania wynosi co najmniej 1000 euro.
W przypadku faktur dotyczących paliwa próg wynosi 250 euro. Państwo zwrotu może korzystać z tego uprawnienia zgodnie ze swoimi zasadami.
Nie oznacza to, że pozostałych faktur nie trzeba przechowywać. Organ może zażądać dodatkowej dokumentacji także w toku rozpatrywania wniosku.
Sklep powinien więc posiadać kompletny zestaw dokumentów niezależnie od obowiązku ich dołączenia na pierwszym etapie.
Minimalna kwota zwrotu: 400 lub 50 euro
Jeżeli wniosek obejmuje okres krótszy niż rok, ale nie krótszy niż trzy miesiące, kwota zwrotu nie może być niższa niż równowartość 400 euro.
Dla wniosku dotyczącego całego roku albo ostatniej części roku minimalna kwota wynosi równowartość 50 euro.
Limity stosuje się oddzielnie dla każdego państwa. Niemieckiego VAT nie sumuje się więc z podatkiem francuskim lub czeskim w jednym wniosku.
Przed rozpoczęciem procedury warto zestawić dokumenty według krajów i sprawdzić, czy wartość przekracza wymagany próg.
Jakiego okresu może dotyczyć wniosek
VAT-REF zasadniczo może obejmować okres od trzech miesięcy do jednego roku kalendarzowego. Możliwe jest jednak złożenie wniosku za końcową część roku krótszą niż trzy miesiące.
Przy większych kwotach podatnik nie musi zawsze czekać do zakończenia roku. Może korzystać z krótszych okresów zwrotu, jeżeli spełnia wymagane warunki.
W praktyce wiele sklepów analizuje jednak dokumentację zbiorczo po zakończeniu roku. Dla dokumentów z 2025 roku ostateczny termin przypada 30 września 2026 roku.
Kto nie skorzysta z procedury VAT-REF
Procedura jest przeznaczona dla podatników VAT prowadzących działalność dającą prawo do odliczenia. Jeżeli przedsiębiorca wykonuje wyłącznie czynności zwolnione z VAT bez prawa do odliczenia, zwrot może być niedostępny.
Problem może dotyczyć również przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia podmiotowego. Prawo do VAT-REF należy więc zawsze analizować w kontekście statusu podatnika w Polsce.
Nowy przedsiębiorca powinien uwzględnić tę kwestię już przy Zakładanie firmy. W modelu nastawionym na rozwój zagraniczny sposób rozliczania VAT może mieć duże znaczenie dla kosztów.
Zwrot VAT z Wielkiej Brytanii, Norwegii lub Szwajcarii działa inaczej
VAT-REF opisany w tym artykule dotyczy zwrotu podatku pomiędzy państwami członkowskimi UE. Nie można automatycznie zastosować tego samego formularza do Wielkiej Brytanii, Norwegii lub Szwajcarii.
Państwa spoza UE posiadają własne zasady, formularze i terminy. Część systemów opiera się również na zasadzie wzajemności.
Sklep powinien więc oddzielić faktury unijne od dokumentów z państw trzecich. Hasło „zwrot VAT z zagranicy” obejmuje kilka różnych procedur.
Ile trwa rozpatrywanie VAT-REF
Podstawowy termin na rozpatrzenie wniosku przez państwo zwrotu wynosi cztery miesiące od jego otrzymania. Organ może jednak zwrócić się do przedsiębiorcy o dodatkowe informacje.
W takim przypadku procedura może się wydłużyć. Przy jednym żądaniu informacji termin może sięgnąć sześciu miesięcy, a przy dalszych wyjaśnieniach nawet ośmiu miesięcy.
Po zaakceptowaniu zwrotu wypłata powinna zostać dokonana zasadniczo w ciągu 10 dni roboczych od upływu odpowiedniego terminu na wydanie decyzji.
Dlatego sklep powinien monitorować korespondencję również po złożeniu formularza. Brak odpowiedzi na wezwanie może opóźnić albo ograniczyć zwrot.
Jak przygotować sklep do VAT-REF przed 30 września
Pierwszym krokiem powinno być wyszukanie wszystkich zagranicznych faktur z 2025 roku. Dokumenty warto podzielić według państw oraz kategorii wydatków.
Następnie trzeba sprawdzić, czy zagraniczny VAT został naliczony zgodnie z przepisami. Jeżeli powinien mieć zastosowanie reverse charge, należy najpierw uzyskać korektę od kontrahenta.
Kolejnym etapem jest ustalenie prawa do odliczenia według zasad konkretnego państwa. Trzeba również sprawdzić, czy podatek nie powinien być rozliczony w lokalnej deklaracji VAT.
Na końcu można przygotować VAT-REF(6) oraz wymagane załączniki. Zakładanie firmy dla ecommerce warto od początku połączyć z procedurą archiwizacji zagranicznych faktur, ponieważ odzyskiwanie dokumentów po roku bywa znacznie trudniejsze.
30 września 2026 to ostatni moment na VAT z 2025 roku
Zwrot VAT z zagranicy może obniżyć realne koszty działalności sklepu. W przypadku firm uczestniczących w targach, korzystających z zagranicznych usług lub często podróżujących służbowo kwoty mogą być znaczące.
Nie każdy podatek wykazany na fakturze kwalifikuje się jednak do procedury. Trzeba sprawdzić prawidłowość naliczenia VAT, krajowe ograniczenia prawa do odliczenia i ewentualne lokalne rozliczenia przedsiębiorcy.
VAT-REF nie zastępuje OSS ani zagranicznych deklaracji VAT. Jest osobnym mechanizmem służącym do odzyskiwania kwalifikującego się podatku naliczonego.
Dla dokumentów z 2025 roku najważniejsza data to 30 września 2026 roku. Po jej przekroczeniu odzyskanie podatku w tej procedurze za 2025 rok może nie być możliwe.
FAQ
- Do kiedy trzeba złożyć VAT-REF za 2025 rok?
Wniosek należy skutecznie złożyć najpóźniej 30 września 2026 roku. Samo rozpoczęcie przygotowywania formularza przed tą datą nie wystarczy. - Czy VAT-REF i OSS to ta sama procedura?
Nie, OSS służy do rozliczania VAT należnego od określonej sprzedaży B2C. VAT-REF służy do odzyskiwania kwalifikującego się VAT naliczonego w innym państwie UE. - Czy błędnie naliczony zagraniczny VAT można odzyskać przez VAT-REF?
Co do zasady nie, ponieważ procedura nie obejmuje podatku zafakturowanego niezgodnie z przepisami. W takim przypadku sklep powinien wystąpić do kontrahenta o korektę dokumentu. - Czy posiadanie zagranicznego numeru VAT wyklucza VAT-REF?
Nie, sam numer VAT nie przesądza automatycznie o braku prawa do procedury. Trzeba przeanalizować rzeczywiste transakcje, lokalne deklaracje i status przedsiębiorcy w państwie zwrotu. - Czy można odzyskać VAT od hotelu, paliwa i samochodu?
Może być to możliwe, ale każde państwo stosuje własne ograniczenia prawa do odliczenia. Dlatego dokumenty trzeba analizować według przepisów kraju zwrotu. - Kiedy trzeba dołączyć kopię faktury do VAT-REF?
Państwo zwrotu może wymagać jej między innymi przy podstawie opodatkowania wynoszącej co najmniej 1000 euro. Dla faktur dotyczących paliwa próg wynosi 250 euro. - Ile wynosi minimalna kwota zwrotu?
Dla okresu od trzech miesięcy do krótszego niż rok zasadniczy próg wynosi 400 euro. Dla całego roku lub końcowej części roku minimalna kwota wynosi 50 euro. - Ile trwa rozpatrywanie VAT-REF?
Podstawowy termin wynosi cztery miesiące od otrzymania wniosku przez państwo zwrotu. Przy dodatkowych pytaniach procedura może wydłużyć się do sześciu, a w niektórych przypadkach nawet ośmiu miesięcy.
